Tem innholdsdyret — spar tid og penger

Vi skriver 2019 og tro det eller ei — nettsider er fortsatt en av stedene brukerne dine oftest leter etter informasjon, produkter og tjenester du skal gi dem, enten du heter Norwegian, Miljødirektoratet eller Amnesty International. Google Home og Amazon Alexa er kult, nettsteder er viktig.

Men å lage og pusse opp store nettsteder med mye innhold kan være ekstremt kostbart, frustrerende og tidkrevende. Det trenger det ikke å være.

Dette trenger du før du begynner med selve nettstedet

Når du skal lage eller pusse opp et nettsted, er du kanskje en av dem som elsker å sette seg ned og bare lage nettsidene rett i publiseringssystemet, med en gang. I byggebransjen heter det «støpesjuken».

Selv om det er fristende å bare begynne, er det noen ting du bør ha veldig klart for deg før du setter i gang med selve innholdsarbeidet.

1. Kjenn brukerne dine. Hva kommer folk til siden din for å løse? Hva trenger folk å få vite fra deg? For å grave i dette kan du gjøre en toppoppgaveundersøkelse, som gir deg data på hva brukerne faktisk ønsker av deg. Kvalitative intervjuer og brukertester av dagens nettsted er andre gode måter å finne ut dette på.
2. Kjenn målene dine. Hvorfor har du en nettside? Hva prøver du å oppnå med den? Let i forretnings- og kommunikasjonsstrategier etter mål dere bør sette for nettsida.

Nå har du et minimum av grunnmur for å sette igang med selve innholdsarbeidet.

Når folk må snakke sammen om innholdet

Så, hvilke sider trenger du på nettsiden din?

I en større virksomhet er det vanlig at folk må snakke sammen og bli enige om hvilket innhold som skal ligge på de ulike landingssidene. Med det kommer alt det vanskelige inn, det som tar tid. Samarbeid. Forankring. Interne kjepphester.

I det offentlige er det ofte en kommunikasjonsavdeling som må snakke med en fagavdeling om hva som bør ligge på nettsidene om fagavdelingenes områder. Hos Miljødirektoratet var det slik da vi begynte å jobbe for dem høsten 2018.

Miljødirektoratet hadde holdt på en stund med å lage nye nettsider. Alt innhold skulle lages på nytt, og ni nettsteder (deriblant miljokommune.no og klimatilpasning.no) skulle tas inn i det som skulle bli nye miljodirektoratet.no (som fortsatt er under utvikling). Til det trengte de en metodikk som både lot kommunikasjon og fag snakke godt sammen om hva som måtte med av innhold på sidene, samtidig som vi ikke fikk ta mye av tiden til allerede svært opptatte ansatte.

Svaret ble en hybrid av to metodikker vi i Netlife hadde god kjennskap til fra før.

Advarsel #1: Dette er ikke en hemmelig oppskrift for å få ferdig god tekst fortere. Den jobben må fortsatt gjøres på gamlemåten. Men etter en sprint har du en såpass god disposisjon til innholdet at skrivejobben kommer til å gå veldig mye lettere.

Google Design Sprint + Kjernemodellen = Sant

Utfordringa var i bunn og grunn å hjelpe Miljødirektoratet med å få på plass så riktig innhold som mulig på kortest mulig tid, på et stort nettsted hvor mange internt må kvalitetssikre innholdet.

Å lage og teste ting på kort tid er blitt vanligere. Flere snakker om å lage enkle versjoner av tjenester og innhold fort. Google Design Sprint (GDS) er en populær metodikk for å få kjørt slike prosesser. Den er spesielt god om man skal løse nye problemer for brukere, men ikke har fått testet hva som vil funke enda. Med designsprinten henter du brukerinnsikt, skisser opp løsningsforslag og tester dem på ekte brukere i løpet av en uke, uten å ha investert for mye tid og penger.

Men for Miljødirektoratet var vi bare interesserte i innsiktsbiten. Vi skulle (i denne omgang) ikke ha egne brukertester for hver nye side med innhold vi laget, og ville heller ikke skisse opp et helt nytt malverk for hvert av områdene med innhold. Derfor tok vi bare med øvelser fra dag 1 fra designsprinten (“Monday”) inn i vår metodikk, men tilpasset øvelsene skaperne John Zeratsky og Jake Knapp opprinnelig la inn i første sprintdag så det passet vårt opplegg.

For der hvor designsprinten går over i å skisse ut løsninger, ville vi bruke vår egen metodikk for å utvikle de viktigste sidene på nettsiden, det vi ofte kaller kjernesider. Metodikken kjernemodellen ble utviklet av Are Halland for over 12 år siden, da vi fortsatt het Netlife Research, og er fortsatt brukt som et designverktøy verden over. Metodikken er godt forklart av Netlife-alumni Ida Aalen på bloggen A list apart.

Etter lange høstdager i 2018 med å rive ned og bygge opp igjen en ny metodikk, satt skaperne av denne hybriden, Jarle og Jørn hos oss i Netlife Design, igjen med to sprintdager vi mente var tilstrekkelig for å bygge innholdet på Miljødirektoratets nye nettsider. For å hele tiden forbedre metodikken, sendte vi også ut korte undersøkelser til sprintgruppa (deltakerne i hver sprint) gjennom Google Forms (enkle skjemaer) etter hver sprint.

Advarsel #2: Metodikken erstatter ikke godt gammelt redaksjonsarbeid. Når innholdet er laget, må det fortsatt pleies, oppdateres og vedlikeholdes i all framtid. At disposisjonen er strålende i 2019, betyr ikke at den er det i 2022.

Hva består en innholdssprint av?

Først må du samle sprintgruppa di. Den bør bestå av 5–8 personer, og være:

• folk som kan kommunikasjon, gjerne de som kjenner publiseringsverktøyet deres og er gode på formidling og brukervennlig språk
• folk som kan faget eller området dere skal sprinte godt
• folk som kan prosess og metodikk, som passer på framdriften i sprinten, og kjenner på om dere er på rett vei
• gjerne en beslutningstager, en som har mandat til å ta beslutninger fortløpende i sprinten

Før sprintgruppa kaster seg ut i sprinten, må dere sette opp det vi kaller et sprintark. Det legger føringer for hva dere skal sprinte, og hvem som er målgruppa for innholdet.

Formøte (2–4 timer)

På formøtet møter sprintgruppa hverandre for første gang, og du skal introdusere hele gruppa for metodikken og agendaen for hele sprinten. På formøtet bør dere gå gjennom:

Intro til metodikk og agenda. Ofte er spesielt fagfolkene og lederen/lederne ikke vant med å jobbe i sprinter. For å få alle med på metodikken, bør du kjøre en intro til hva dere skal gjøre, og hvorfor det ikke er bortkasta tid (en ganske vanlig følelse, spesielt hos ledere og deltakere med workshopslitasje).

«Fagfolk forteller». Fagfolka er de i sprintgruppa som kan mest om området dere sprinter. Gi dem 15–20 minutter i starten av formøtet, etter din introduksjon, til å fortelle hele gruppa hvor skoen trykker. Hva sliter brukerne med å forstå eller løse på siden deres i dag? Hva er det viktig at dere får formidlet på sidene?

Mål. Ikke bruk mange timer på en øvelse hvor alle bruker tid på å være uenige i virksomhetens mål. Ta heller opp målene deres, og trekk fram de eller det målet som er spesielt relevante for det området dere skal sprinte, og snakk om det. Mål vi har sett gå igjen mye her «Færre henvendelser på telefon» og «Flere riktige søknader».

Sprintspørsmål. Alle i prosjektet har alltid bekymringer for hvorfor dere ikke kommer til å lykkes. «Vi har ikke nok tid», «Vi samarbeider for dårlig på tvers av seksjoner og etater». Snakk om utfordringene, og sett dem opp som spørsmål: «Hvordan kan vi frigjøre tid til å lage bra nok innhold?», «Hvordan kan vi få til et bedre samarbeid med andre seksjoner og etater?». En terapeutisk og god øvelse som hjelper dere til å bli enige om truslene for å kunne lykkes. Det er fint å komme tilbake til disse i løpet av sprinten og på slutten av den, for å (forhåpentligvis) berolige sprintgruppa med at vi jobber med innhold som møter truslene.

Lynintervjuer. For å lage best mulig innhold, hvem bør dere snakke med, som ikke er en del av sprintgruppa deres? Finnes det eksterne eksperter som bør uttale seg om hva som bør ligge på sidene? Diskuter hvem det kan være, og book 15 minutters lynintervjuer med hver av dem til datoen for første sprintdag.

Spørreundersøkelse. Hva er det viktigst for brukerne dine å løse på sidene dere er i ferd med å sprinte? Sett opp en brukerundersøkelse, gjerne i et enkelt Google Form, og be brukerne prioritere oppgavene og informasjonen som er viktigst for dem i deres arbeidshverdag. Send til minst 40–50 brukere (mange svarer ofte ikke) i god tid før sprintdag 1.

Leseliste. Lag en liste med lenker til stoff alle bør lese seg opp på før sprintdag 1, så alle har et felles minimum av kunnskap om området dere sprinter. La fagfolkene foreslå lesestoff.

Prosjektdokumentet. Etter endt formøte må du som sprintleder dokumentere hva dere har blitt enige om. Vi har gjort det i et dokument vi kaller prosjektdokumentet. Det bør være redigerbart og tilgjengelig for hele sprintgruppa hele tiden, så folk kan føye til ting og lese seg opp i tiden mellom formøtet og sprintdag 1. Forventningsstyr sprintgruppa på at de må sette av litt tid mellom formøtet og sprintdag 1 til å se over prosjektdokumentet, og at de er enige i alt som blir prioritert — en viktig fase av sprinten! Det bør derfor alltid også være (minst) en god uke mellom formøtet og første sprintdag. Med et godt prosjektdokument har du også grunnlaget for rapporten du skal lage etter sprinten.

Sprintdag 1 (full arbeidsdag, 6 timers gjennomføring)

Oppfriskning. Start første sprintdag med en kjapp oppfriskning av hva dere ble enige om på formøtet. Hvilke mål jobber dere mot og hvilke hindre forventer dere på veien?

Plan for sprinten. Skriv opp alle tingene dere skal gjennom i løpet av de to dagene og kryss av hver gang dere har gjort noe. Det gir sprintdeltakerne oversikt og forutsigbarhet, og det blir enklere å styre tiden.

Innsikt. Gå kjapt gjennom resultatet fra spørreundersøkelsen. Hva trenger brukerne informasjon om? Hva er viktigst for dem? Dropp å bruke tid på å lage innhold som ikke er viktig for brukerne dine. Seriøst. Dropp det.

Kart. For å forstå hvordan brukerne forholder seg til innholdet ditt i sin arbeidshverdag, har vi lagt inn en øvelse hvor dere tegner opp brukerreisen. Jonathan i Berlin-byrået AJ&Smart forklarer hvordan dere tegner kartet i denne videoen.

Lynintervjuene. Forhåpentligvis har du booket intervjuene til ca. rett etter lunsj. Om området er lite og dere er veldig trygge på at dere har oversikt over området, kan lynintervjuene droppes. På mer komplekse områder hvor dere trenger oversikt, er det lurt å booke minst to-tre intervjuer av 15 minutter med eksterne eksperter, hvor dere bruker en noteringsmetodikk kalt «Hvordan kan vi», forkorta HKV. John Zeratsky i Google Ventures forklarer deg hvordan i denne videoen.

Avgrens området dere skal jobbe med. Den kanskje vanskeligste biten i sprinten. Men når dere har prioritert HKV-lappene fra intervjuene og flyttet dem og de viktigste sprintspørsmålene inn i kartet, vil dere som regel se hvor dere bør sette inn støtet.

Del i grupper. Sannsynligvis er området dere skal sprinte så stort at dere må avgrense arbeidet. Bruk all innsikten dere har skaffet fram til nå, og tenk på hva brukerne trenger aller mest. Om dere er en stor sprintgruppe kan dere dele dere i to-tre grupper og jobbe videre med flere avgrensede områder.

Sprintdag 2 (full arbeidsdag, 6 timers gjennomføring)

Kjernesider. Endelig kan dere begynne arbeidet med det ekte innholdet. Det arbeidet gjør vi med kjerneside-malverket, som tar med seg målene dere har satt, brukeroppgaven(e) innholdet skal løse, hvordan brukerne finner innholdet (veier inn), hva vi bør lenke videre til fra innholdet (veier ut), og selvfølgelig kjerneinnholdet (hva som ligger av innhold på selve siden). Hver gruppe må presentere arbeidet sitt for resten av sprintgruppa. Helst både når de er halvveis gjennom kjernearket og så selve skissa til slutt. Dette er viktig for å få utnytta alle som er med i sprinten til kvalitetssikring.

Informasjonsarkitektur. Om området dere sprinter er veldig stort, kan det av og til være befriende å tenke sammen rundt hvordan sidene på området dere sprinter bør henge sammen med hverandre. Ofte har dere et tydeligere bilde av dette etter å ha fylt ut kjernearkene. Der ser dere hvordan de ulike temaene henger sammen via veier inn og veier videre — og dere har kartlagt selve kjerneinnholdet. Et lite varsko: Det er krevende å bli enige om informasjonsarkitektur i fellesskap. Som fasilitator må du være streng med klokka, og flink til å skjære gjennom når diskusjonene blir for lange. MindMeister er et fint verktøy for å skisse ut informasjonsarkitektur.

Avklar framtida! Dette er viktig. Innholdet er ikke helt ferdiglaget etter fullført sprint. Av og til har dere bare en disposisjon med kulepunkter, andre ganger har dere fått tid på slutten av dag 2 til å skrive ut lengre tekster. Uansett er det viktig å sette en tydelig deadline for når dere skal ha ferdig førsteutkast. Hvis ikke risikerer dere at alt arbeidet dere har lagt ned ender i en skuff.

Avgrensning og overblikk er fortsatt vanskelig

Så har selvfølgelig ikke alt dette gått smertefritt for oss hele veien. Det kommer det ikke til å gjøre for dere heller. Men vi har allerede gjort mange av feilene for dere, så dere slipper.

I de første sprintene kjørte vi rett på sprintdagene uten formøte. Da fikk vi veldig dårlig tid under sprinten, og bommet oftere da vi skulle sette avgrensningene på hva vi skulle jobbe med.

Vi har også brukt mye tid på å snakke om målene med flere sprintgrupper, som etter hvert føltes som bortkasta tid fordi vi veldig ofte landet på de samme målene uansett («Færre henvendelser på telefon og e-post», «Flere godt informerte søknader og rapporter inn»).

En annen utfordring vi fortsatt jobber med er den totale informasjonsarkitekturen. Hvordan skal innholdet på alle disse områdene sys sammen til et nettsted til slutt? I Miljødirektoratet kjører vi nå et simultant løp for informasjonsarkitekturen, hvor vi gjør såkalt kortsortering og «tretesting» i workshop-verktøyet OptimalWorkshop. Det hjelper oss å forstå brukernes kategorisering av innholdet, så vi kan sette opp menystrukturer som gir mening for dem til slutt.

Lykke til!