Lynrask digital designsprint

Det korte svaret er ja. Det lange svaret er ja, og…

… Med litt planlegging, noen gode digitale verktøy, et tverrfaglig team og en tydelig utfordring er det fullt gjennomførbart, og ikke minst skikkelig gøy!

Du er kanskje kjent med Google designsprint-metodikken, den er godt utprøvd og beskrevet i detalj i Jake Knapps “Sprint” (2017). AJ&Smart har sammen med Jake Knapp videreutviklet metodikken og laget en Sprint 2.0 som komprimerer den ned fra fem til fire dager. I vårt tilfelle komprimerte vi ytterligere, til tre dager. Dette kunne vi gjøre fordi vi hadde mye innsikt rundt problemstillingen, ekspertene var allerede samlet i det tverrfaglige teamet, og det hadde vært gjort en fem-dagers designsprint på tilsvarende tema tidligere.

Helsedirektoratet hadde en helt klar utfordring, de ville gjøre nettsidene om tilskuddsordningene de forvalter mer tilgjengelige for brukerne. De forvalter 125 ulike tilskuddsordninger. Årlig mottar de flere tusen søknader fra kommuner, fylkeskommuner, organisasjoner og statlige virksomheter.

Noen av dagens utfordringer

• brukerne søker på tilskudd de ikke kvalifiserer for
• ansatte i Helsedirektoratet bruker unødvendig mye tid på å veilede brukerne til rett tilskuddsordning
• gjennom søknadsprosessen trengs tett oppfølging og veiledning - som brukerne fint kunne klart seg uten, hadde informasjonen eksistert på nett.

Så, ved å lage mer brukervennlige nettsider vil Helsedirektoratet ikke bare hjelpe brukerne, men også frigjøre egen tid fra brukerstøtte til saksbehandling. En skikkelig vinn-vinn-situasjon og perfekt motivasjon for sprinten!

Hva trenger du?

• En utfordring
• Et knippe fageksperter som kjenner utfordringen
• En designer
• En fasilitator
• Testpersoner til brukertest
• Digitalt videomøterom
• Digital workshopløsning

Hva hadde vi?

Utfordringen

Gjøre nettsidene om tillskuddsordningene Helsedirektoratet forvalter mer tilgjengelige for brukerne.

Sprintteamet

• Fire fageksperter fra Helsedirektoratet
• En tilskuddssøker fra Oslo kommune
• En designer som kjenner Helsedirektoratets designrammeverk veldig godt, og som er en kløpper i Figma (design- og prototypeverktøy)
• En erfaren fasilitator som brenner for designsprinter

Testpersoner

For å brukerteste det vi hadde laget, trengte vi testpersoner i målgruppen. Testpersonene fant vi blant folk som tidligere har søkt tilskudd hos Helsedirektoratet.

Digitale verktøy

Vi brukte Whereby som videokonferanseløsning, og Mural som workshopverktøy. I tillegg jobbet vi med samskriving i Google docs. Her fins det mange andre løsninger å velge mellom!

Hvordan jobba vi?

Prosjektgruppa har ikke tidligere jobbet sammen, vi har ikke møttes fysisk, og vi satt på hvert vårt hjemmekontor. Kanskje ikke en ideell setting for en designsprint, tenker du? Nei, kanskje ikke, men jeg syns vi fikk det til så bra, at kanskje du kan lære noe fra erfaringene vi gjorde oss, og la deg inspirere til å teste det ut selv.

Stram agenda

Det er normalt sett en ganske stram agenda i en designsprint, og i en digital designsprint blir det enda viktigere å holde kontroll på tiden. For å hjelpe oss med å gjennomføre sprinten valgte vi å bruke Mural som workshop-verktøy. Miro er et annet tilsvarende produkt, og gjør akkurat samme nytten. Mural fungerte på en måte som de fysiske veggene i et sprintrom.

De klassiske post-it-lappene ble erstattet av fargede tekstbokser, TimeTimeren ble erstattet av en felles digital nedtellingsklokke og stemmegivingen løses av Murals innebygde stemme-løsning.

Som fasilitator er det enda viktigere å ha styring på tavlene i en digital sprint, og fordelen med å ha det digitalt, er at du kan forberede mye på forhånd, og bruke “skjul innhold”-funksjonen i Mural til å kun vise det prosjektgruppa skal se til enhver tid.

I tillegg til Mural møttes vi i videomøte (vi bruker Whereby, men her finnes det et hav av muligheter). En ting Whereby ikke har (enda) er grupperom (break-out rooms) som for eksempel Zoom tilbyr. Det gjør det hakket enklere å sende deltakerne i mindre grupper når det skal samjobbes om innholdet til prototypen. Vi løste det ved å lage flere Whereby-rom, og det fungerte helt fint. For å samjobbe delte vi et Google-dokument, som alle i prosjektet hadde tilgang til. Når designer trengte mer innhold til å putte inn i den faktiske prototypen, kunne han bare hente rett fra dokumentene.

Noe av det vi lærte fra den første dagen var at vi kunne ha brukt mer tid i forkant på å lære disse verktøyene, slik at alle deltakerne følte at de behersket bruken av dem. Det blir mye nytt i selve sprinten, så det å være komfortabel med å bruke videomøte, fellesdokumenter og Mural er en klar fordel!

Den største forskjellen fra en fysisk sprint til en digital sprint, er at man etter en fysisk sprint normalt sett har blitt skikkelig godt sammensveiset, kjenner hverandre og opplever et tettere fellesskap med medsprinterne. I en digital sprint er det ikke samme mulighetsrom for småprating i lunsjen, spontane diskusjoner og småprat over morgenkaffen. Det kunne vi ha tilrettelagt bedre for, spesielt siden vi ikke kjente hverandre fra før.

Vi så i brukertestene at mye av tankegodset vårt fungerte, og var på vei mot å løse utfordringen med å lage brukervennlige sider om tilskuddsordningene. Selv om mye var bra, kunne vi enkelt lage en liste med forbedringspunkter som må fikses før løsningen kan testes igjen - og så ta veien mot implementering.

Vi gleder oss til det blir lettere å finne og søke på riktig tilskuddsordning på helsedirektoratet.no!