Å samarbeide er mer enn metodikk og verktøy

#1 Sett mål

Rekkefølgen i et prosjekt er egentlig ikke så viktig. Kort eller lang prosess er heller ikke det viktigste. Scrum, agile eller lean; ei heller det viktigste. Det viktigste er å tilpasse prosessen til ambisjonsnivå og målsetninger. Hva er strategien og hvilke mål skal vi oppnå. Designet lever lengre og har bedre effekt med god forankring i strategi og tydelige mål.

Tips: I Netlife starter vi ofte prosjektene med en målworkshop i tråd med OKR-metode. Viktig å sette mål som både hjelper deg med å måle at vi er på rett vei underveis i prosjektet (prosessmål) og mål som hjelper deg å måle effekten du oppnår når prosjektet er ferdig (effektmål).

#2 Avklar forventninger

Vær tydelig på roller, ansvar og forventninger.

Tips: Start gjerne prosjektet med en runde rundt bordet der alle sier hva de forventer av prosjektet; både av samarbeidet og av resultatet. Alle som skal delta i prosjektet må vite hvilken rolle og ansvar de har og hva som forventes av dem. Det kan spare prosjektet for mange misforståelser.

#3 Stol på hverandre

Et godt team er ikke bare en gruppe mennesker som er satt til en felles oppgave. Det er en gruppe mennesker som stoler på hverandre.

Det hjelper å bli kjent med hverandre og alltid tolke hverandre i beste mening.

Tips: Hvis ingen kjenner hverandre ved oppstart kan det være en fin øvelse at alle forteller en funfact om seg selv når de presenterer seg. Pass i hvert fall på å sette av nok tid til smalltalk og at dere bevisst fører samtalen over på ting som ikke handler om prosjektet, men mer om folka. Bli kjent!

#4 Vit hva du skal levere og snakk mye sammen

Og da mener jeg ikke nødvendigvis at du skal vite hva vi faktisk lager til slutt - for det er kanskje nettopp det dere ikke vet i starten. Men det er viktig å vite hva ambisjonen og rammene er, slik at du deretter kan finne hvem som er best egnet til å jobbe med det. Deretter kan teamet:

- bestemme hvordan dere vil jobbe sammen,
- velge relevante metoder,
- og til slutt velge verktøy.

Tips: Pass på at dere snakker mye sammen, om det er ofte standups/korte avsjekker, hyppige videomøter, mange slack-tråder eller telefonsamtaler. Å sitte sammen mens man jobber er også verdifullt. Finn et felles prosjektrom når det er mulig.

#5 Lag kjøreregler

Hvis dere starter med å velge verktøy, kan dere ende opp med helt feil verktøy, men også tro at valgte verktøy skal sikre et godt samarbeid og leveranse. Verktøyet muliggjør dette, men kan ikke alene sikre det. Og uansett hvilket verktøy dere velger - lag kjøreregler. Det er kjørereglene som hjelper dere å samarbeide.

Tips: Det finnes ikke ett verktøy som løser alt (foreløpig hvert fall!). Velg noe som alle er komfortable med, og lag noen få tydelige kjøreregler i fellesskap. I Netlife bruker vi blant annet Slack til å snakke sammen, dele filer, sparre og gjøre kjappe avsjekker. Til oppgave-tracking bruker vi ClickUp. Ellers fungerer fortsatt det gode gamle Google Sheets til ganske mye og her kan det også samjobbes. Vi jobber også mye sammen i Figma, men ikke like ofte sammen med kunden. Til videomøte bruker vi mest Whereby, men også Teams eller andre løsninger hvis kundene foretrekker det. Vi har også god erfaring med Demio til webinarer.

#6 Husk å se alle

En av oppgavene til prosjektleder er å lage rom for menneskene i prosjektet, hver og en. Ikke bare for «et team». Én som har en dårlig dag, noen som opplever utfordringer som ligger utenfor prosjektet, men påvirker mennesket og hva de bringer med seg inn i prosjektet. Det må tas høyde for at prosjekter kan gå i rykk og napp. I kreative prosesser er det ikke uvanlig å få en eller flere «kriser» underveis, der alt flyter litt og selvtilliten skranter. Det er ok. Og det går over. Da må vi bare ha is i magen, snakke om det, vite at det må til for å komme videre og for å lande et enda bedre resultat. Det kan tvinge frem nye syn eller vendinger som er til det bedre. Da er støtte fra teamet viktig, tidsfrister og planer mindre viktig.

Tips: Vær deg selv og vær et medmenneske.